Surge de una encuesta sobre la escasez de talentos; el 51 % señaló que tiene dificultades para cubrir puestos que requieren mano de obra especializada
El 51% de los empleadores de la Argentina manifestó que encuentra dificultades para cubrir puestos que requieren talentos determinados como en el caso de los técnicos especializados e ingenieros, según la Encuesta Anual sobre Escasez de Talentos realizado por la c onsultora internacional Manpower.
Alfredo Fagalde, director general de la consultora, explicó: "Hace cinco años que venimos haciendo esta encuesta sobre falta de talentos y observamos que se va incrementando la cantidad de empleadores que manifiestan tener dificultad para conseguir personal adecuado. Este año fue el 51 por ciento de los encuestados que expresó este problema".
Al enumerar los puestos en los que no se consiguen los postulantes adecuados, se señaló que son los técnicos, las secretarias asistentes, los ingenieros, operarios de producción y supervisores.
En el caso de los técnicos se apuntó que es más la demanda que la oferta adecuada existente. "Les falta experiencia, conocimientos, habilidades técnicas o su formación no se adapta a los requerimientos del mercado", señalaron los empleadores.
Un caso curioso que surge de la encuesta es la falta de secretarias y asistentes adecuadas, situación que no se da en otros lugares del mundo, según se indicó. Los empresarios indican que las secretarias que se postulan carecen de conocimientos empresariales, o de conocimientos de disciplinas académicas o requisitos de la industria.
Así, según explicó, en el caso de las secretarias y asistentes, "en los últimos años están tomando muchas más tareas de las que antes se le requería, por lo que necesitan más conocimientos del quehacer empresarial. Su función ahora no es sólo asistir, sino que en ellas se delegan tareas propias de las gerencias, que demandan conocimientos empresariales, requisitos formales de la industria, mayor participación, a lo que se suma el conocimiento de idiomas".
La rectora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE), Cristina Girado, afirma a LA NACION que "cada vez son más las empresas que recurren al Instituto en busca de secretarias calificadas, justamente porque no logran satisfacer de otro modo las necesidades y expectativas del puesto. Hoy las corporaciones saben que el rol de un asistente es clave para cualquier tipo de negociación, es el primer contacto con el cliente y por lo tanto debe estar altamente preparado para tal desempeño."
Según se explaya: "El concepto de especialización secretarial viene dado justamente por este tipo de obstáculos que se presentan en las organizaciones. Existe hoy la alternativa de que una secretaria pueda especializarse en un rubro en particular para agudizar sus sentidos y responder con éxito a la función que ejerce en determinado cargo, ya sea ésta una orientación industrial, contable, legal, de RR.HH o ejecutiva bilingüe".
La falta de ingenieros
Acerca de la falta de ingenieros, surgió de la encuesta que "es una categoría en la que siempre faltan postulantes. Es un tema estructural, y obedece a la formación recibida. Es una carrera en la que se nota la desigualdad entre la demanda y la oferta. Los profesionales de tecnología de información y de informática tienen oportunidades laborales importantes y hay déficit de producción en esas carreras".
"Hay muchas universidades que han desarrollado estas carreras, vinculadas con la ingeniería en todas sus ramas, y no logran tener una matrícula importante, a pesar de que esos profesionales tendrían casi asegurado un puesto laboral", lamentaron los empleadores.
También advirtieron que para competir en un mundo cada vez más complejo, las compañías deben adoptar medidas para adaptarse a los cambios permanentes, lo que lleva a un continuo aprendizaje de parte de sus empleados.
"Cada vez se necesita hacer más con menos, con lo cual la tendencia es requerir más conocimientos y habilidades. Las personas deben ir acompañando ese proceso de aprendizaje que no siempre es dinámico, y ahí se producen los desequilibrios en el tiempo en que los individuos demoran en prepararse", señalaron, al tiempo que recomendaron que cuando los jóvenes elijan la carrera a estudiar, contemplen no sólo su vocación sino también los requerimientos del mercado..
Lanacion.com - Economía 12 de noviembre 2011
martes, 15 de noviembre de 2011
La Secretaria Ejecutiva Proactiva
"Encanto más talento más una ligera informalidad, le ayudarán mucho al principio; pero al final de cuentas, es la brevedad la que conquista el corazón del público." R. Cheney.
Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberían desempeñar la secretaria.
Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica. En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes de las compañías.
Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado, mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad nacional política y económica.
Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En donde. la gerencia general. cuenta con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento.
No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas se preguntan ¿Qué hacer al respecto?
Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que le colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organización de actividades prioritarias.
El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias eficaces, atentas, de buen carácter, confiables, que generen entusiasmo, aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas, preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.
Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH Psicotecnia.
En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiosos.
Por último, es muy válido lo que aporta mujeressinfronteras. com. que se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo. No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonización.
Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer.
Finalmente, consideramos muy importante que las empresas, especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil de la secretaria que requiere, considerando las características de los actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos, que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda. Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda, colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.
www. entorno-empresarial.com
Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberían desempeñar la secretaria.
Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica. En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes de las compañías.
Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado, mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad nacional política y económica.
Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En donde. la gerencia general. cuenta con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento.
No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas se preguntan ¿Qué hacer al respecto?
Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que le colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organización de actividades prioritarias.
El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias eficaces, atentas, de buen carácter, confiables, que generen entusiasmo, aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas, preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.
Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH Psicotecnia.
En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiosos.
Por último, es muy válido lo que aporta mujeressinfronteras. com. que se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo. No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonización.
Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer.
Finalmente, consideramos muy importante que las empresas, especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil de la secretaria que requiere, considerando las características de los actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos, que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda. Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda, colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.
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Secretarias: El Primer Contacto con el Cliente
Actualmente, su perfil profesional abarca tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas.
Las secretarias son fundamentales en cualquier organización. Desde sus escritorios arreglan reuniones, arman agendas y son el primer contacto con clientes y proveedores. Pero pocos saben cómo evolucionaron sus funciones en el tiempo.
"Antes, sólo atendían el teléfono, hoy tienen que hacer muchas tareas a la vez. La secretaria es un pilar clave dentro de la firma", señala Paz López, una de las directoras del portal Event Care, que las asiste en la búsqueda de información o el contacto con proveedores.
Algunas tareas que se incorporaron son el armado de regalos corporativos y la coordinación de grupos. Y, como indica la experta, "son el primer contacto que se tiene con la empresa. Por eso, muchas veces, son una puerta para cerrar un negocio".
Un factor que se agregó en los últimos años es la participación de algunas secretarias en las tomas de decisión. Un ejemplo de ello, señala López, se da cuando sus jefes están de viaje y ellas quedan a cargo.
En este punto coincide Cristina Girado, directora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE): "Hoy en día, no sólo llevan la agenda sino que también deciden". Girado asegura que para el puesto se demandan proactividad y capacidad para trabajar en equipo.
Curiosamente, también "llegan a pedir que tengan sentido del humor y que sepan soportar presiones", agrega.
Esto se debe a que hoy se valoran aspectos vinculados con la personalidad, antes que la clásica asociación de la secretarias con la belleza estética. "Ya no se busca tanto que tenga buena imagen, sino que se priorizan cuestiones de carácter", dice la directora del IASE. Es que muchas veces, cuando sus jefes no tienen tiempo, la secretaria termina por ayudarlos hasta en asuntos de su vida personal.
Girado asegura que esto tiene un sesgo generacional porque "a diferencia del jefe tradicional, que delegaba casi todo en la asistente, los jóvenes tienden a ser más autosuficientes. Por eso, quieren que se les adelanten en los temas".
Diversificación Para María Laura Hernández, directora de Recursos Humanos de Eatell empresa que capacita a una gran cantidad de secretarias, existen algunos pilares fundamentales en sus funciones. "Su rol se fue modificando en torno a tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas. Antes, una asistente respondía sólo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas.
"Hoy en día, ambos trabajan a la par", señala.
Otro aspecto que se les exige es el conocimiento de idiomas. Según Hernández, ya no alcanza con hablar otras lenguas, sino que se requiere saber exactamente cómo aplicarlas: "Inglés y portugués son los dos que más se piden. Una secretaria tiene que poder funcionar en otro idioma, lo que implica no sólo tener conocimientos de escritura o vocabulario técnico, sino también de aspectos del lenguaje relacionados con su uso apropiado en distintas situaciones".
En cuanto a los errores a evitar, Hernández asegura que siguen siendo los mismos: el peor de ellos es la indiscreción, ya que "el nuevo rol que fueron adquiriendo las ubica en un lugar de privilegio con respecto al manejo de la información y es fundamental que no cometan ninguna equivocación en relación con este tema".
Por su parte, Eugenia Besler, directora de Selección de Adecco Argentina, agrega que las asistentes de hoy en día tienen muchas más responsabilidades.
"Esta profesión ha incrementado su alcance y resulta de vital importancia que quienes la ejercen sean autónomas en sus decisiones, conozcan los detalles del negocio, sepan administrar tareas y recursos y cuenten con habilidades de comunicación y negociación".
La ejecutiva afirma, además, que ya no basta con las competencias administrativas. A éstas se agregan las actitudinales y, como siempre, la vocación de servicio. Un factor fundamental, señala Besler, es la autovaloración de la profesión: "que sepa desenvolverse más allá de sus habilidades técnicas, es decir, que encuentre en sí misma un valor agregado para aportar a la compañía".
Por Mariana Gutiérrez ESPECIAL PARA CLARIN
Las secretarias son fundamentales en cualquier organización. Desde sus escritorios arreglan reuniones, arman agendas y son el primer contacto con clientes y proveedores. Pero pocos saben cómo evolucionaron sus funciones en el tiempo.
"Antes, sólo atendían el teléfono, hoy tienen que hacer muchas tareas a la vez. La secretaria es un pilar clave dentro de la firma", señala Paz López, una de las directoras del portal Event Care, que las asiste en la búsqueda de información o el contacto con proveedores.
Algunas tareas que se incorporaron son el armado de regalos corporativos y la coordinación de grupos. Y, como indica la experta, "son el primer contacto que se tiene con la empresa. Por eso, muchas veces, son una puerta para cerrar un negocio".
Un factor que se agregó en los últimos años es la participación de algunas secretarias en las tomas de decisión. Un ejemplo de ello, señala López, se da cuando sus jefes están de viaje y ellas quedan a cargo.
En este punto coincide Cristina Girado, directora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE): "Hoy en día, no sólo llevan la agenda sino que también deciden". Girado asegura que para el puesto se demandan proactividad y capacidad para trabajar en equipo.
Curiosamente, también "llegan a pedir que tengan sentido del humor y que sepan soportar presiones", agrega.
Esto se debe a que hoy se valoran aspectos vinculados con la personalidad, antes que la clásica asociación de la secretarias con la belleza estética. "Ya no se busca tanto que tenga buena imagen, sino que se priorizan cuestiones de carácter", dice la directora del IASE. Es que muchas veces, cuando sus jefes no tienen tiempo, la secretaria termina por ayudarlos hasta en asuntos de su vida personal.
Girado asegura que esto tiene un sesgo generacional porque "a diferencia del jefe tradicional, que delegaba casi todo en la asistente, los jóvenes tienden a ser más autosuficientes. Por eso, quieren que se les adelanten en los temas".
Diversificación Para María Laura Hernández, directora de Recursos Humanos de Eatell empresa que capacita a una gran cantidad de secretarias, existen algunos pilares fundamentales en sus funciones. "Su rol se fue modificando en torno a tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas. Antes, una asistente respondía sólo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas.
"Hoy en día, ambos trabajan a la par", señala.
Otro aspecto que se les exige es el conocimiento de idiomas. Según Hernández, ya no alcanza con hablar otras lenguas, sino que se requiere saber exactamente cómo aplicarlas: "Inglés y portugués son los dos que más se piden. Una secretaria tiene que poder funcionar en otro idioma, lo que implica no sólo tener conocimientos de escritura o vocabulario técnico, sino también de aspectos del lenguaje relacionados con su uso apropiado en distintas situaciones".
En cuanto a los errores a evitar, Hernández asegura que siguen siendo los mismos: el peor de ellos es la indiscreción, ya que "el nuevo rol que fueron adquiriendo las ubica en un lugar de privilegio con respecto al manejo de la información y es fundamental que no cometan ninguna equivocación en relación con este tema".
Por su parte, Eugenia Besler, directora de Selección de Adecco Argentina, agrega que las asistentes de hoy en día tienen muchas más responsabilidades.
"Esta profesión ha incrementado su alcance y resulta de vital importancia que quienes la ejercen sean autónomas en sus decisiones, conozcan los detalles del negocio, sepan administrar tareas y recursos y cuenten con habilidades de comunicación y negociación".
La ejecutiva afirma, además, que ya no basta con las competencias administrativas. A éstas se agregan las actitudinales y, como siempre, la vocación de servicio. Un factor fundamental, señala Besler, es la autovaloración de la profesión: "que sepa desenvolverse más allá de sus habilidades técnicas, es decir, que encuentre en sí misma un valor agregado para aportar a la compañía".
Por Mariana Gutiérrez ESPECIAL PARA CLARIN
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