Un cambio de roles

Un cambio de roles
Las secretarias o asistentes ejecutivas están cada vez más capacitadas y comprometidas con las empresas. Sin embargo, hay diferencias claras entre las de pymes y las de grandes empresas.

Por: Anne Marie Richard CEO DEL GRUPO S&N
.El nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica. En muchos de los casos, las tareas que aplican a esta profesión requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas e, incluso, de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes.

Según un estudio que hemos llevado a cabo recientemente, y que presentaremos en la Expo y el Congreso 2008 el 8 de septiembre, las asistentes y secretarias ejecutivas han cambiado el rol que tenían.

Hoy se piensa el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos.

El trabajo pasa por incorporar el concepto de project management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos.

Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros. Antes el rol era reactivo: hacía lo que le pedían. Hoy es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar porque está, por un lado, mucho más inmersa en el core business de la empresa y, además, porque está más informada, incluso en aspectos de la realidad nacional política y económica.

Luego, y como diferencial de competencias dentro del ámbito empresarial, existe una diferencia de participación y desempeño entre las asistentes ejecutivas de las grandes empresas, varias de ellas multinacionales y con una cultura de trabajo internacional, y las secretarias de las pymes.

Según el estudio que realizamos en Grupo S&N, a pesar de que el 80% de las secretarias de pymes tienen diferentes ingresos que las secretarias de multinacionales y grandes empresas, las primeras tienen un vínculo emocional mucho más fuerte con sus jefes, compañeros y empresas; y una alta capacidad para organizar y nuclear el trabajo. Por otro lado, las segundas tienen más acceso a capacitación y estudios, y se identifican más con un modelo de mujer moderno.

Las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo. Valoran fuertemente la interrelación con sus jefes y con el personal en general. Trabajan en la interacción y conexión social. Ellas manifiestan sentirse hábiles para ubicar la acción y la solución correcta en el día a día, y en estas resoluciones diarias buscan el reconocimiento y la calidez inmediatos.

A diferencia de las asistentes de las grandes empresas, las de las más chicas viven el ámbito laboral como un grupo de contención, sintiendo que reconocen su conocimiento mucho más que en otro tipo de trabajos y las hacen sentirse "importantes" por los temas que les conciernen y resuelven.

No suelen tener un solo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por lo tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonización. Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más tradicional de secretaria y mujer.

Mientras tanto, las secretarias ejecutivas de las grandes empresas, multinacionales o locales, están relacionadas con un modelo de asistente renovado y con otro tipo de calificación.

Suelen asociar el cambio del concepto en el rol de las secretarias a una consecuencia lógica en el cambio de la mujer dentro de la sociedad. Creen que, así como en el mundo, dentro de sus trabajos también les son delegadas tareas más importantes y significativas para el funcionamiento de las empresas, lo cual hace que tengan más poder de decisión que sus antecesoras. Se perciben como profesionales y generan en forma continua la necesidad de capacitación, perfeccionamiento y estudio.

Dados los resultados del estudio, también ellas se involucran y viven las responsabilidades y problemas de la compañía como propios, pero no establecen un vínculo tan emocional, sino profesional. Tampoco están tan pendientes del día a día -aunque cumplen siempre con sus tareas básicas-, sino que miran a la compañía más a mediano y largo plazo.

Otra importante diferencia es que en las empresas grandes la imagen personal es sumamente importante, y ellas deben estar pendientes de esto. Por último, claro que deben seguir manejando algunos asuntos de la vida personal de sus jefes y, aunque manifiestan que no lo sienten dentro de su rol, cumplen con la tarea. En esta relación, tan diaria y personal, destacan la confidencialidad, la lealtad y el espíritu de servicio.