Secretarias: El Primer Contacto con el Cliente

Actualmente, su perfil profesional abarca tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas.

Las secretarias son fundamentales en cualquier organización. Desde sus escritorios arreglan reuniones, arman agendas y son el primer contacto con clientes y proveedores. Pero pocos saben cómo evolucionaron sus funciones en el tiempo.

"Antes, sólo atendían el teléfono, hoy tienen que hacer muchas tareas a la vez. La secretaria es un pilar clave dentro de la firma", señala Paz López, una de las directoras del portal Event Care, que las asiste en la búsqueda de información o el contacto con proveedores.

Algunas tareas que se incorporaron son el armado de regalos corporativos y la coordinación de grupos. Y, como indica la experta, "son el primer contacto que se tiene con la empresa. Por eso, muchas veces, son una puerta para cerrar un negocio".

Un factor que se agregó en los últimos años es la participación de algunas secretarias en las tomas de decisión. Un ejemplo de ello, señala López, se da cuando sus jefes están de viaje y ellas quedan a cargo.

En este punto coincide Cristina Girado, directora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE): "Hoy en día, no sólo llevan la agenda sino que también deciden". Girado asegura que para el puesto se demandan proactividad y capacidad para trabajar en equipo.

Curiosamente, también "llegan a pedir que tengan sentido del humor y que sepan soportar presiones", agrega.

Esto se debe a que hoy se valoran aspectos vinculados con la personalidad, antes que la clásica asociación de la secretarias con la belleza estética. "Ya no se busca tanto que tenga buena imagen, sino que se priorizan cuestiones de carácter", dice la directora del IASE. Es que muchas veces, cuando sus jefes no tienen tiempo, la secretaria termina por ayudarlos hasta en asuntos de su vida personal.

Girado asegura que esto tiene un sesgo generacional porque "a diferencia del jefe tradicional, que delegaba casi todo en la asistente, los jóvenes tienden a ser más autosuficientes. Por eso, quieren que se les adelanten en los temas".

Diversificación Para María Laura Hernández, directora de Recursos Humanos de Eatell ­empresa que capacita a una gran cantidad de secretarias­, existen algunos pilares fundamentales en sus funciones. "Su rol se fue modificando en torno a tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas. Antes, una asistente respondía sólo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas.

"Hoy en día, ambos trabajan a la par", señala.

Otro aspecto que se les exige es el conocimiento de idiomas. Según Hernández, ya no alcanza con hablar otras lenguas, sino que se requiere saber exactamente cómo aplicarlas: "Inglés y portugués son los dos que más se piden. Una secretaria tiene que poder funcionar en otro idioma, lo que implica no sólo tener conocimientos de escritura o vocabulario técnico, sino también de aspectos del lenguaje relacionados con su uso apropiado en distintas situaciones".

En cuanto a los errores a evitar, Hernández asegura que siguen siendo los mismos: el peor de ellos es la indiscreción, ya que "el nuevo rol que fueron adquiriendo las ubica en un lugar de privilegio con respecto al manejo de la información y es fundamental que no cometan ninguna equivocación en relación con este tema".

Por su parte, Eugenia Besler, directora de Selección de Adecco Argentina, agrega que las asistentes de hoy en día tienen muchas más responsabilidades.

"Esta profesión ha incrementado su alcance y resulta de vital importancia que quienes la ejercen sean autónomas en sus decisiones, conozcan los detalles del negocio, sepan administrar tareas y recursos y cuenten con habilidades de comunicación y negociación".

La ejecutiva afirma, además, que ya no basta con las competencias administrativas. A éstas se agregan las actitudinales y, como siempre, la vocación de servicio. Un factor fundamental, señala Besler, es la autovaloración de la profesión: "que sepa desenvolverse más allá de sus habilidades técnicas, es decir, que encuentre en sí misma un valor agregado para aportar a la compañía".

Por Mariana Gutiérrez ESPECIAL PARA CLARIN