El poder, las decisiones y las secretarias

Publicado por Cristina Girado Abril 13, 2010
El rol de la secretaria es cada vez más activo y poderoso en una empresa, por múltiples razones, entre ellas por toda la carga de información que pasa por sus manos y porque las personas pueden llegar a un jefe sólo a través de ella.

Será el filtro implacable y el primer contacto que alguien tendrá antes de acceder a su o sus jefes (podrá tener varios) y dependerá de la secretaria reacomodar la agenda para otorgar una entrevista más rápidamente. Y esto ocurre porque la secretaria ha pasado a asistirlos hasta el punto de ser capaz, inclusive, de asumir responsabilidades de ellos con credibilidad y confianza.

Su poder radica en su intensa puntillosidad para “estar en todo”, la ética del secreto profesional, la veracidad que facilita la confianza y fluidez en las comunicaciones de la empresa y la fortaleza para alentar en las dificultades y para perseverar en los objetivos y metas.

Gracias a la creciente complejidad de la vida empresarial, las Secretarias / Asistentes cooperan con el ejecutivo de manera más directa. Y este fenómeno es lo que ha hecho que las asistentes ejecutivas hayan cambiado el rol que tenían; ahora, no sólo tienen que hacer las tareas que antes hacían, sino que sus funciones han crecido y han traspasado el ámbito meramente administrativo, hasta el punto de dominar competencias del mundo social, de las relaciones humanas e incluso del ámbito político, por lo cual su necesidad de conocimiento e información es cada vez más intensa.

Normalmente el ejecutivo, sobre todo de alto nivel, deposita mucha confianza en su secretaria, la conoce bien, y puede tener en cuenta su opinión, aunque después decida por cuenta propia. Precisamente por eso se prefiere hablar de asistentes, porque lo asisten verdaderamente en la toma de decisiones.

En algunos casos, sobre todo en el Estado, cuando un funcionario importante cambia de puesto, las secretarias (o secretarios, porque también los hay) los acompañan y cambian con ellos, porque los ejecutivos se llevan a sus personas de confianza.

En muchas oportunidades una asistente tendrá que decidir qué hacer en ausencia de su jefe, en situaciones que requieren resolución inmediata. Para ello, tendrá que poseer un gran conocimiento del ejecutivo, conocer su forma de trabajo, y sobre todo, saber cómo reaccionaría su jefe ante determinadas circunstancias.

Prácticamente, una asistente que se precie de tal está comprometida con la toma de decisiones, en muchos casos hasta en la resolución de temas personales.

Hoy día entre las aptitudes que las empresas esperan de las asistentes se encuentran.

* La habilidad negociadora
* La gestión de un equipo de trabajo
* Liderar un pool de secretarias y,
* La actitud para tomar decisiones, tanto en lo profesional como en lo personal.

Durante un curso de verano, en la especialización secretarial que desarrolla el instituto, una de las asistentes informó acerca de un caso que denota la influencia que poseen en la actualidad las secretarias: Un destacado directivo de una automotriz se encontraba de viaje en oriente, China. Uno de sus ejecutivos se contactó con él, no sin escasa dificultad, ¿el motivo?, había que tomar una decisión que requería de su supervisión visual. La respuesta del directivo fue contundente:

-“Tiene usted tres opciones. La primera, esperar mi regreso, la segunda, correr usted un alto riesgo, la tercera, y más coherente, consultar a mi secretaria para que sea ella quien decida”.

Podríamos pensar ya en el poder de las secretarias como el quinto poder, es ese poder que no es explícito pero que se percibe dentro y fuera de la organización.

Profesora Cristina Girado . Rectora del IASE. Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas